《劳动合同法》第四条第二款规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。第三款规定，在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

《公司法》第十七条第三款规定，公司研究决定改制、解散、申请破产以及经营方面的重大问题、制定重要的规章制度时，应当听取公司工会的意见，并通过职工代表大会或者其他形式听取职工的意见和建议。

1.《劳动合同法》第4条明确了属于涉及劳动者切身利益的情形，明确列举了8个问题：1)劳动报酬；2)工作时间；3)休息休假；4)劳动安全卫生；5)保险福利；6)职工培训；7)劳动纪律；8)劳动定额。这些情形涉及了劳动者一方的劳动和取得报酬权、休息权、发展权、人身权等宪法和民事权利。比如员工薪酬管理规定、考勤及休假管理规定、员工绩效考核管理办法等均属于涉及劳动者切身利益的规章制度。

2.国有企业中，还包括企业兼并、出租、破产、拍卖、用工、裁员、职工下岗分流和再就业、工资分配、住房分配、保险福利、劳动保护等。如《监察部、国家经贸委、全国总工会关于印发<关于国有企业实行业务招待费使用情况等重要事项向职代会报告制度的规定>的通知》第五条规定：报告与职工切身利益直接有关的事项应当包括：企业兼并、出租、破产、拍卖、用工、裁员、职工下岗分流和再就业、工资分配、住房分配、保险福利、劳动保护等事项。

3.关系职工切身利益的重大事项还包括职工安置方案、工资奖金分配与福利、职工社会保障基金缴纳、职工奖惩办法、集体合同草案、企业年金方案、住房制度改革方案等。《国资委党委关于印发<中央企业贯彻落实〈国有企业领导人员廉洁从业若干规定〉实施办法>的通知》第三十一条规定：（四）关系职工切身利益的重大事项，是指企业改制中的职工安置方案，工资奖金分配与福利，职工社会保障基金缴纳，职工奖惩办法，经企业和工会协商提出的集体合同草案、企业年金方案、住房制度改革方案及其他重大事项。

综上，界定与员工切身利益相关的事项，应结合法律规定的具体内容和程序要求，重点关注对员工劳动条件、经济利益和基本权利有直接影响的各类制度和决策。

（一）有职代会和工会的民主程序

公司在制定与员工切身利益相关的规章制度时，先由公司负责制定规章制度部门出具制度草案→职工代表大会或全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或职工代表平等协商确定。即：民主程序就是职工的参与程序，需要将参与程序通过法律认可的证据形式固定下来。保留书面的证据材料（如通过发送邮件/OA征求全体员工意见记录、员工对制度修改的反馈意见、会议签到表、参加者签字的会议记录、讨论稿征求意见表等），必要时可进行拍照、录音录像等固定证据。

1.征求意见阶段（可以根据情况选择下列不同的操作方式）

（1）第一阶段：召开全体职工大会或职工代表大会并征求意见

操作：会议上分部门发言，记录下员工意见。保留：会议签到表＋会议记录（包括会议主题、会议内容、会议时间等，有参会人员签字）。向员工发放《员工手册征集意见表》，通过回收表单的方式来听取员工的意见，要求员工在公司规定时间内反馈，若不反馈视为员工接受《员工手册》修订意见。

当然，简便一些的，公司可以通过内网、电子邮件等辅助方式发布征求意见的通知并征求意见。发送的通知能够直接指向每个员工，不能发送all list，写明征求意见的时间节点，逾期不回复视为没有意见。同时要保留来往的回函。该种方式是电子证据形式，可采取公证方式将征求意见过程进行公证保存。

（2）第二阶段：通过征求工会或职工代表意见方式再次履行征求意见过程

①有工会的可以与工会协商确定，如果公司已经建立工会的，需要召开工会委员会会议，就正式的制度文本内容进行讨论，并发表意见。最后由工会组织在会议记录和表决结果上面加盖工会公章，并建议由全体工会委员签字。

②未设立工会的，可以由员工推选职工代表就员工提出修订意见再次进行平等协商确定。

特别要说明的是，国家对于民营企业职工代表的人数并无明确规定，但可以参考《中华人民共和国工会法》和《企业民主管理规定》等相关法律法规的原则性要求。

根据《企业民主管理规定》第八条，职工代表的人数一般根据企业职工总数的一定比例确定，职工代表人数按照不少于全体职工人数的百分之五确定，最少不少于三十人。职工代表人数超过一百人的，超出的代表人数可以由企业与工会协商确定。职工代表应覆盖企业各个部门、岗位和层级，确保代表的广泛性和代表性。

《企业民主管理规定》第九条，职工代表大会的代表由工人、技术人员、管理人员、企业领导人员和其他方面的职工组成。其中，企业中层以上管理人员和领导人员一般不得超过职工代表总人数的百分之二十。有女职工和劳务派遣职工的企业，职工代表中应当有适当比例的女职工和劳务派遣职工代表。

职工代表可以由公司根据上述法律规定分部门、分岗位进行推举。

（二）如果没有职代会或工会的民主程序

如果公司没有职工代表大会或工会的，则可以通过电子邮件、内网、微信、线下发放《征求意见表》等方式向全体员工发放相关规章制度草案，并要求员工提出意见。此类征求意见通知应当写明员工提交反馈意见的期限及反馈方式（如员工通过回复邮件反馈，或公司线下回收员工签字的征求意见表等）。如果通知中已经明确反馈期限，且告知员工如果逾期未反馈则视为默认同意该制度的，员工逾期未予答复的，不影响民主程序的履行。同时，用人单位应当妥善保存此类征求意见通知及员工反馈意见，尤其是通过线上方式进行此步骤的，需注意保存原始载体或可考虑对相关证据材料进行公证，以便在发生争议时进行举证。

在收集完毕意见后，如果用人单位没有职工代表或工会的，用人单位以小组、团队、部门为单位组织讨论会议，就民主程序第一步中收集的反馈意见，与全体职工进行平等协商。就此类讨论会议而言，建议用人单位组织签到、记录缺席人员情况、形成书面会议纪要，统筹妥善保存相关证据。在讨论会议进行完毕后，用人单位可在充分考虑员工意见的基础上，决定相关规章制度的正式版本。

需要注意的是，用人单位在发送邮件时，需要确保所有的员工都在群组内，且it在后台能够显示群组中包含全体成员。如果员工离职后，删除该员工的账号后，it可能无法显示当时的记录。

（三）只与部分人相关的规章制度或者重大事项是否需要针对全体员工履行民主程序

如果规章制度仅针对部分人员，不涉及其他员工的权益，我们理解可以仅向该部分人员履行民主程序。《劳动合同法》第四条并没有明确规定针对部分人员的规章制度是否可以仅仅只向部分人员履行民主公示程序，但我们理解，如果规章制度仅仅只涉及部分人员的切身利益，与其他员工不存在任何利益关系的，公司可以仅仅只向部分人员履行民主程序。司法实践中有法院采取该观点：

如在(2023)浙0206民初6382号案中，法院认为，该制度系企业基于激励销售人员，提高销售业绩目的制定的激励措施，仅适用于销售人员，并不涉及该企业全体劳动者基本工资、福利待遇等事宜，并非劳动法意义上的企业规章制度。某公司已将该制度文件通过内部OA平台予以公示，系统显示祝*已经点击阅读该文件。祝*称电脑非由其使用，其未阅读过。本院认为，OA系统显示文件已由某账号持有人点击阅读，表明该账号已被登陆并进行了相关操作，现祝*并不能证明其账号系被他人登陆使用，应认定系由其本人操作，故应认定祝*已点击阅读该文件，其应当知晓文件内容。故本案应按照《销售人员考核激励协议》、《2022年销售激励管理制度》确定的规则核算祝*业务提成。

司法实践中，法院普遍认为，用人单位制定的规章制度如未经过《劳动合同法》第四条规定的民主程序，且未向劳动者进行有效公示或告知，则该规章制度对劳动者不具备约束力。用人单位据此解除劳动合同的，属于违法解除，应承担相应法律责任。

 如在 (2024)京01民终6486号案中，法院指出，本案中，某公司1以张某1未完成工作、违反考勤制度、扰乱公司经营、脱岗等等违反公司规章制度等为由解除与张某1的劳动合同，但某公司1并未就张某1存在上述情况以及公司规章制度的合法性等加以举证，其于二审提交的员工手册等管理制度民主协商会议证明材料、会议纪要、公示证明材料等，亦不能证明某公司1的相关管理制度已经过民主程序，且已告知张某1，故某公司1应当承担举证不能的法律后果，本院对其该项上诉意见不予支持。一审法院认定某公司1违法解除与张某1之间的劳动合同，于法有据，本院予以确认。

亦有判决认为，若规章制度虽未履行民主程序，但已向劳动者公示且劳动者签字确认，法院可认定劳动者已知悉并接受规章制度的约束，但该种认定在司法领域并非主流观点，建议还是完整履行民主公示程序。如在(2025)京0113民初1364号案中，法院指出，若规章制度系以员工手册、员工奖惩制度等独立的形式存在，且形成于双方建立劳动关系之前，在审查该规章制度是否对劳动者产生约束力时，只需着重考虑该规章制度是否向劳动者进行过公示告知，不必过分纠结于该规章制度的制定程序是否经过民主程序。具体到本案，申某于2023年5月11日入职某公司，而某公司的员工奖惩制度（显示编制时间2022年10月16日，审批时间2022年10月20日），早于申某入职某公司的时间，且某公司提交的培训记录表在“培训签到”处有申某的签字，“培训内容”处也显示“了解公司相关制度...”等字眼。此外，申某还在《新员工入职须知》上面签字，《新员工入职须知》对于公司的考勤、旷工应作何处理，进行了明确约定，申某在《新员工入职须知》上面签字确认的行为，视为其已知悉并接受该考勤制度的约束。申某所述的某公司规章制度未经民主程序制定，亦未向其进行过公示告知，因此对其没有约束力的主张，欠缺事实及法律依据，本院不予采信。