部分小型个人信息处理者可能并未投入较大成本打造线上的个人信息收集和维护渠道,《简化规定》第四条第二款明确了“小型个人信息处理者线下收集个人信息的,可以通过在经营场所醒目位置张贴公告等简便方式公开个人信息处理规则”,同时还明确,若线上收集个人信息的,可以通过服务协议、产品服务客户端弹窗和网站公告等方式公开个人信息处理规则。
参考实践中常见安排,处理者往往分别设置《服务协议》和《隐私政策》,一般是出于保障规则结构的清晰、保障个人信息处理规则能显著、清晰地呈现的目的,同时此举也能兼顾《服务协议》与《隐私政策》的不同性质——前者为双方合同,而后者一般为单方约束处理者的内容。而根据《简化规定》的前述安排,小型个人信息处理者若通过线上收集个人信息的,若将个人信息处理规则安排在《服务协议》中一并呈现,不属于违规行为,不排除后续小型个人信息处理者采取该等合并操作。
需要注意,若处理不满十四周岁未成年人个人信息,《简化规定》第四条第三款仍然要求小型个人信息处理者也应当制定专门的个人信息处理规则,就专门设置规则这一点,《简化规定》并未简化。
(二)简化处理规则的告知方式
为保障满足“以显著方式、清晰易懂的语言真实、准确、完整地向个人告知”的要求,个人信息处理者可能不仅需要设置公开的个人信息处理规则,还需同时在用户登录、使用功能等操作前,安排用户主动勾选确认隐私政策等方式确认处理规则,部分场景可能还兼有安排页面弹窗的交互机制。
《简化规定》施行后,按照其第六条,符合条件的小型个人信息处理者可以简化告知机制,仅通过公开个人信息处理规则向个人履行告知义务。同时,与一般个人信息处理者一样,小型个人信息处理者也需要保障个人信息处理规则是便于查阅和保存的,形式上也需要通过设置字体、字号、颜色等方式,确保个人信息处理规则对用户的提示是显著的。
告知方式的简化并非直接适用于全部小型个人信息处理者,适用对象需要同时符合一些条件,包括“(一)处理个人信息(不含敏感个人信息)为提供产品或者服务所必需;(二)不向其他个人信息处理者提供且不对外公开个人信息,并在个人信息处理规则中明示”。就其要素,我们可以拆分理解:
1.该处理者处理个人信息是为提供产品或者服务所必需;
2.提供产品或者服务所必需的这些个人信息不含敏感个人信息;
3.该处理者不向其他个人信息处理者提供个人信息,也包括比如共享等使得其他个人信息处理者实际等同于“提供”或是实质超出了“提供”的哪些处理方式,也应在此处排除的范围;
4.该处理者不对外公开个人信息;
5.该处理者在个人信息处理规则中对不提供、不对外公开的情况予以明示。
以上要素全部满足的情况下,小型个人信息处理者才可以对告知的实现方式按照《简化规定》第六条进行简化。
按照《简化规定》第七条,小型个人信息处理者根据上述公开的个人信息处理规则并履行告知义务后,“个人因获取产品或者服务需要,在充分知情的前提下自愿、主动向或者自愿、主动配合小型个人信息处理者提供获取产品或者服务所必需的个人信息的,小型个人信息处理者即可按照公开的个人信息处理规则处理其个人信息”。笔者理解,该等规定可被理解为,个人自愿、主动的提供或配合的行为可以被解读为“同意”,没有强求小型处理者必须同步证明自己已经向这个个人告知过完整的处理规则、取得了对规则的主动勾选等全部确认操作记录。
同时,《简化规定》第七条也明确,为特定目的处理敏感个人信息的,小型个人信息处理者仍然应当在个人信息处理规则中告知处理敏感个人信息的必要性以及对个人权益的影响,而且也需要如一般个人信息处理者一样,取得个人的单独同意。
(三)简化个人信息保护影响评估
与一般个人信息处理者无异,小型个人信息处理者也需根据《个人信息保护法》第五十五条的规定,事前进行个人信息保护影响评估,需要评估的情形包括处理敏感个人信息、利用个人信息进行自动化决策、委托处理个人信息、向其他个人信息处理者提供个人信息、公开个人信息、向境外提供个人信息以及其他对个人权益有重大影响的个人信息处理活动。
一般情况下,处理者需评估当前场景个人信息处理的影响,并出具相对全面完善的评估报告,具体流程和要求可参考GB/T 39335-2020《信息安全技术个人信息安全影响评估指南》。而根据《简化规定》第十四条,小型个人信息处理者可以按照《简化规定》的附件《小型个人信息处理者个人信息保护影响评估表》明确的简便方式开展个人信息保护影响评估。小型个人信息处理者保存影响评估结果的时间,与《个人信息保护法》第五十六条第二款中一般个人信息处理者的存档时间要求一致,也是至少三年。
(四)简化个人信息保护合规审计
除了个人信息保护影响评估以外,根据《个人信息保护法》第五十四条和《个人信息保护合规审计管理办法》的规定,个人信息处理者还应当定期对其处理个人信息遵守法律、行政法规的情况进行合规审计。处理者处理规模不同,采取个人信息保护合规审计的频次也不同。依据《个人信息保护合规审计管理办法》第四条,处理超过1000万人个人信息的个人信息处理者,应当每两年至少开展一次个人信息保护合规审计;参照国家标准GB/T 46903-2025《数据安全技术 个人信息保护合规审计要求》,处理超过100万、不超过1000万人个人信息的个人信息处理者,每三年或四年至少开展一次合规审计;处理不超过100万人个人信息的个人信息处理者,每五年至少开展一次合规审计。
《简化规定》对于小型个人信息处理者的合规审计要求,正是采用了每五年至少开展一次合规审计的频次,这也符合对小型个人信息处理者分型确认的标准。审计方式方面,则为小型个人信息处理者安排了附件《小型个人信息处理者个人信息保护合规审计自查表》,小型个人信息处理者可充分利用,按自查表思路审计,保存合规审计自查表至少五年。
(五)简化制度结构
《简化规定》第十五条为小型个人信息处理者在制度结构设计方面作出了简化的指引。小型个人信息处理者可以通过在组织管理文件中明确个人信息保护内部管理要求、个人信息安全事件应急处置要求等简便方式,建立个人信息保护管理制度、个人信息安全事件应急预案。也就是说,并不强求小型个人信息处理者必须对自己的制度体系进行系统地设计,不是必须将个人信息保护的对内管理要求、应急响应机制及方案等都分别设置成单独的制度,允许小型个人信息处理者在既有的相对简单的组织管理文件的基础上,添加这些必要内容。