一、为什么要保存商标的使用证据？
使用是商标的灵魂，很多商标制度的建设都围绕商标的使用证据或者商标的知名度而展开。在一枚商标的成长过程中，可能会经历申请程序、商标异议程序、无效宣告程序、连续三年不使用撤销程序等多重程序的考验。而在上述程序中，能否拿出强有力的使用证据，甚至决定了一枚商标的生死存亡。
例如，在商标申请程序中，《中华人民共和国商标法》（以下简称商标法）第四条即明确，“不以使用为目的的恶意商标注册申请，应当予以驳回”；在商标异议程序和无效宣告程序中，如果援引的法律依据是商标法第三十条或第三十一条关于商标近似的规定，那么在先商标知名度以及是否容易引起相关公众的混淆误认将是判断商标近似与否的重要依据。如果援引的法律依据是商标法第三十二条后半段——不得以不正当手段抢先注册他人已经使用并有一定影响的商标，则同样需要举证证明在先商标已经使用，且达到了有一定影响的程度；在连续三年不使用撤销程序中，如果被申请撤销的商标缺少真实、合法、有效的使用证据，将直接导致注册商标被撤销。
此外，在商标民事侵权案件中，根据商标法第六十四条规定，注册商标专用权人请求赔偿，被控侵权人以注册商标专用权人未使用注册商标提出抗辩的，人民法院可以要求注册商标专用权人提供此前三年内实际使用该注册商标的证据。注册商标专用权人不能证明此前三年内实际使用过该注册商标，也不能证明因侵权行为受到其他损失的，被控侵权人不承担赔偿责任。换言之，如果一枚商标没有实际使用，即使他人构成商标侵权，权利人也有可能拿不到经济赔偿。
最后，驰名商标的认定同样离不开商标的使用证据。因此，妥善保存商标的使用证据，就等于把握住了商标的本质，能使商标的经济效益最大化。
二、什么材料可以作为商标的使用证据？
商标法第五十八条规定：“商标的使用，是指将商标用于商品、商品包装或者容器以及商品交易文书上，或者将商标用于广告宣传、展览以及其他商业活动中，用于识别商品来源的行为。”同时，笔者检索查找了与商标的使用证据或者知名度证据相关的其他法律法规的规定，汇总如下表所示：
《最高人民法院关于审理涉及驰名商标保护的民事纠纷案件应用法律若干问题的解释》 | 当事人主张商标驰名的，应当根据案件具体情况，提供下列证据，证明被诉侵犯商标权或者不正当竞争行为发生时，其商标已属驰名： | 1.使用该商标的商品的市场份额、销售区域、利税等； |
2.该商标的持续使用时间； |
3.该商标的宣传或者促销活动的方式、持续时间、程度、资金投入和地域范围； |
4.该商标曾被作为驰名商标受保护的记录 |
5.该商标享有的市场声誉 |
6.证明该商标已属驰名的其他事实 |
对于商标使用时间长短、行业排名、市场调查报告、市场价值评估报告、是否曾被认定为著名商标等证据，人民法院应当结合认定商标驰名的其他证据，客观、全面地进行审查。 |
《驰名商标认定和保护规定》 | 以下材料可以作为证明符合商标法第十四条第一款规定的证据材料： | 1.证明相关公众对该商标知晓程度的材料； |
2.证明该商标使用持续时间的材料，如该商标使用、注册的历史和范围的材料； |
3.证明该商标的任何宣传工作的持续时间、程度和地理范围的材料，如近三年广告宣传和促销活动的方式、地域范围、宣传媒体的种类以及广告投放量等材料； |
4.证明该商标曾在中国或者其他国家和地区作为驰名商标受保护的材料； |
5.证明该商标驰名的其他证据材料，如使用该商标的主要商品在近三年的销售收入、市场占有率、净利润、纳税额、销售区域等材料。 |
《商标审查和审理标准》 | 认定驰名商标可以根据下列证据予以综合判定： | 1该商标所使用的商品或者服务的合同、发票、提货单、银行进账单、进出口凭据、网络电商销售记录等相关材料； |
2.该商标所使用的商品或者服务的销售区域范围、销售网点分布及销售渠道、方式的相关材料(包括传统经营方式和非传统经营方式)； |
3.涉及该商标的媒体广告、评论、报道、排名及其他宣传活动材料(包括传统媒体和非传统媒体)； |
4.该商标所使用的商品或者服务参加展览会、博览会的相关材料； |
5.该商标的最早使用时间和持续使用情况的相关材料； |
6.该商标在中国及其他国家、地区的注册证明； |
7.该商标被认定为驰名商标并给予保护的相关法律文件，以及该商标被侵权或者假冒的情况； |
8.具有资质的会计师事务所出具的使用该商标的商品或者服务的销售额、利润、纳税等经营情况的财务审计报告以及广告投放情况的广告审计报告； |
9.具有公信力的权威机构公布的使用该商标的商品或者服务的销售额、利税额、产值的统计及市场占有率、广告额统计等，例如统计部门出具的统计证明、税务部门出具的纳税证明等； |
10.使用该商标的商品或者服务在全国同行业中的排名或市场占有率。国家行业主管部门的证明、国家行业主管部门官方公开数据、在民政部登记的全国性行业协会公开或半公开的数据及出具的证明、权威评价机构的评价等能够证明行业排名或市场占有率的材料均可以作为证据； |
11.使用该商标的商品或者服务获得国家发明专利的情况以及当事人自主创新的其他情况； |
12.使用该商标的商品或者服务的技术作为国家标准、行业标准； |
13.该商标获奖情况； |
14.其他可以证明该商标知名度的材料。 |
《商标审查和审理标准》 | 证明未注册商标已经使用并有一定影响，可以提供下列证据材料： | 1.该商标最早使用时间或持续使用情况等相关资料； |
2.该商标所标示的商品或者服务的合同、发票、提货单、银行进账单、进出口凭据、电商平台交易单据或者交易记录等； |
3.该商标所标示的商品或者服务的销售区域范围、销售量、销售渠道、方式、市场份额等相关资料； |
4.该商标的使用人在广播、电影、电视、报纸、期刊、网络、户外等媒体发布的商业广告，以及上述媒体中所有涉及该商标的评论、报道及其他宣传活动资料； |
5.该商标所标示的商品/服务参加展览会、博览会、拍卖等商业活动的相关资料该商标所标示的商品或者服务参加展览会、博览会、拍卖等商业活动的相关资料； |
6.该商标的获奖等商誉资料； |
7.其他可以证明该商标已经使用并有一定影响的资料。 |
用以证明商标使用情况的证据材料，应当能够显示所使用的商标标识、商品或者服务、使用日期和使用人。 |
结合商标法第十四条所规定的认定驰名商标应当考虑的因素，综合上述相关法律法规的规定以及实践经验，笔者将商标的使用证据进行如下分类，以期能为企业在搜集和查找商标使用证据的过程中提供方向上的参考：
序号 | 使用/知名度证据要素 | 具体资料 |
1 | 相关公众对公司及商标的知晓程度 | 有关公司发展历程和规模的资料 |
证明公司经济指标的企业年度报告或者上市公司的上市年报（原件或经公证的复印件）；税务机关开具的纳税额证明（原件或经公证的复印件） |
门店具体位置、门店产品图片 |
商标所标示的商品/服务的销售区域范围、销售量、销售渠道、方式等资料，如：合同、发票、提货单、银行进帐单、进出口凭据 |
商标所标示的商品/服务的市场份额等资料， 如：具有资质的会计师事务所出具的涉及商标所使用的商品/服务的销售额、利税额、产值的统计及市场占有率、广告额统计； 或者国家行业主管部门的证明、国家行业主管部门官方公开数据、 在民政部登记的全国性行业协会公开或半公开的数据及出具的证明； 或者市场调查报告 |
商标的获奖等商誉资料，如：曾被认定为著名商标 |
2 | 商标的持续使用时间 | 商标在中国及其他国家、地区的注册证明 |
各年份产品销售合同、发票、出货单等 |
商标许可使用合同、发票 |
3 | 商标的任何宣传工作（电视、广播、报刊、网络、展览、户外、其它）的持续时程度和间、地理范围 | 有关商标的广告合同、发票 |
在广播、电影、电视、报纸、期刊、网络（如官网、微信、微博）、户外等媒体发布的商业广告、宣传资料及上述媒体中所有涉及到该商标的评论、报道、宣传等资料 |
商标所标示的商品/服务参加展览会、博览会、拍卖等商业活动的相关资料 |
有关广告投入的资料，如专项审计报告 |
4 | 商标作为驰名商标受保护的记录 | 商标被认定为驰名商标并给予保护的相关法律文件 |
5 | 其他 | 使用商标的商品或服务获得国家发明专利的情况以及自主创新的其他情况 |
使用商标的商品或服务的技术作为国家标准、行业标准的相关资料 |
商标被侵权或者假冒的情况资料 |
公司参加的能够显示商标标识、商品/服务、的公益活动的资料 |
三、如何管理和保持商标的使用证据？
（一）商标档案的建立
商标使用证据的管理应当是一个动态填充的过程。因此，各企业应遵循完整性、真实性、安全性的原则，建立完善的商标档案管理制度，设置专门的商标档案管理岗位，以年份为序对商标材料进行整理，管理人员变动时应及时做好商标档案交接工作，科学、系统地长期保存档案，以应对将来的不时之需。商标档案包括商标注册、商标使用和商标保护等方面的资料。
1.商标注册档案
商标注册档案包括商标的设计原稿、商标申请材料、注册证、变更证明、续展证明、转让证明、许可备案证明、商标异议和无效宣告等资料。
公司商标注册证遗失或者破损的，应当向商标局申请补发。商标注册证遗失的，应当在《商标公告》上刊登遗失声明。破损的商标注册证，应当在提交补发申请时交回商标局。
2.商标使用档案
商标使用档案包括前述的广告宣传、销售状况、商标许可合同、受让合同、发票等资料，其能够为商标维权以及争创知名、著名、驰名商标提供有力依据，也是对抗他人以连续三年不使用为由提出撤销申请的重要证据材料。企业应结合自身情况选择按年份、按证据类别等合理的分类方式逐件整理和留存。
3.商标保护档案
商标保护档案包括商标投诉案件、行政机关处理决定、司法判决裁定、公告监测和侵权监测等资料。
（二）纸质资料的留存
纸质版资料如报刊、杂志、宣传海报等，应以保存原件为最佳；若是他方出具的证明文件、签收函件、付款凭证等，尽量加盖公司印章或者负责人签字，以提升该文件的证明力度。同时，商标使用、宣传的相关文件上，尽可能注明时间，以提升资料的关联性。
此外，对于前期公司所投入的已经无法获取的广告宣传资料，若曾在权威报纸上刊登，可以尝试去当地图书馆查阅是否有馆藏报纸，并进行复印留存。
（三）电子资料的留存
电子资料包括前述纸质资料的扫描件，以及线上宣传的相关材料。
公司将纸质版资料进行收集整理后，应当进行彩色扫描，生成电子版，并对电视广告进行录屏。鉴于视频以及网站的相关内容较难确定时间，对于其中分量较重的证据材料，推荐采用时间戳取证的方式。相比公证取证的方式，时间戳取证成本更低，且方便快捷，如今，联合信任时间戳服务中心签发的可信时间戳已经广泛应用在司法、行政执法、知识产权保护、档案、金融、证券保险、电子商务、医疗卫生、电信等多个领域。具体网站为：https://www.tsa.cn/kxsjcfw/index.jhtml。